Техническая библиотека CITForum.ru CITKIT.ru - все об Open Source Форумы Курилка
Все новости / Все статьи Деловая газета - шквал(!) IT-новостей :: CITCITY.RU
Первая полоса ИТ-Инфраструктура Телекоммуникации Безопасность BI Интеграционные платформы КИС IT-бизнес Ширпотреб Точка зрения

27.06.2017

Новости:


Все новости

КИС :: Управление проектами

Тотальное внедрение: есть ли альтернатива?

Как два переезда равны одному пожару, так два внедрения информационных систем подобны одному банкротству. Как избежать негативных факторов, связанных с переходом на новые схемы работы и осваиванием новых инструментов? Каким образом снизить риск потери инвестиций при внедрении информационной системы? Выбор подхода и полученные результаты зависят от многих факторов.

Внедрение: сейчас или потом? - подобным вопросом задается любой руководитель, сталкивающийся с необходимостью принять решение о внедрении информационных технологий на своем предприятии.

Преждевременное решение грозит потерей инвестиций в программное обеспечение и выполненные работы - ведь впоследствии может выясниться, что система такого типа пока не нужна, поскольку текущие процессы более эффективны. А запоздалое решение связано не только с большими рисками потери инвестиций в создание информационной системы, но и с риском потери всего бизнеса.

Безусловно, своевременное решение - самое выгодное, но принять его весьма трудно. В такой ситуации более или менее удовлетворительным вариантом можно считать преждевременные попытки использования информационных систем, однако совершенно неприемлемо решение, принятое в последний момент.

С большой вероятностью внедрение может быть преждевременным, поэтому хотелось бы минимизировать затраты до того момента, пока перспектива развития бизнеса, связанная с внедрением системы, не станет ясной. Достичь этой цели помогают пилотные проекты, тестирование систем, деловые игры с использованием функционала системы, планируемой к внедрению. Наиболее показательным может стать внедрение минимального функционала в одном или нескольких подразделениях. При таком варианте заложенная в систему бизнес-ценность будет проверена с реальными данными, реальными сотрудниками и в реальном масштабе времени. И уже потом можно принимать решение о продолжении проекта или переносе работ на более поздний период.

Перед выбором системы

Когда решение о внедрении уже принято, остается выбрать систему, наиболее подходящую для решения поставленных задач. Какие критерии следует учитывать в первую очередь? Попытаемся перечислить основные параметры выбора информационной системы.

Функциональность. Система должна решать только те задачи, которые актуальны для организации. Главное в этом подходе - обязательное решение как всех текущих, так и уже сформулированных перспективных задач. Если круг вопросов, решаемых системой, гораздо шире, но нет уверенности в их реальной потребности в обозримом будущем, то дополнительные функции должны иметь минимальный приоритет по сравнению с другими факторами. Поэтому перед тем, как сделать выбор, желательно составить список задач, которые вы намереваетесь решить с внедрением системы.

Возможность интегрировать систему с другими приложениями. На каждом предприятии, работающем на рынке уже не первый год, существует определенный набор систем и приложений. В этих системах накоплена важная информация, и их функционирование неразрывно связано с работоспособностью предприятия. Новой системе необходимо работать с уже имеющимися данными и обладать возможностями интеграции с системами, которые предполагаются к внедрению в соответствии с ближайшими и стратегическими планами.

Модульность системы. Функциональность системы, распределенная по модулям, которые нет нужды приобретать и устанавливать сразу, а можно приобретать по мере необходимости, одновременно с появлением потребности в таких функциях. Этот подход позволяет отложить инвестирование средств в информационную систему на более поздний период. В противном случае предприятие вынуждено финансировать приобретение системы, даже если очевидно, что ее функциональность избыточна для решения поставленных задач.

Веб-интерфейс. На текущем этапе развития технологий веб-интерфейс можно назвать наиболее приемлемым вариантом создания рабочих мест в системах масштаба предприятия. Помимо очевидных преимуществ - кроссплатформенности и доступности информационной системы из любой точки мира, только веб-интерфейс при росте количества пользователей позволяет безболезненно масштабировать систему и в сжатые сроки производить обновление функционала. Один из примеров - переход на новую версию ПО. При отсутствии веб-интерфейса и установке системы на несколько сотен рабочих мест необходимо переустановить клиентские приложения на всех рабочих местах. Во-первых, это весьма трудоемко, а во-вторых, не гарантирует работоспособности приложений на рабочих местах из-за возможных расхождений в конфигурации оборудования и программных средств.

Надежность. Целый комплекс факторов, связанных как с самим ПО, так и с мерами по его сопровождению, обеспечению сохранности данных и безопасности системы. Подходы к оценке надежности системы заслуживают отдельной статьи, поэтому только отметим важность данного фактора.

Стоимость. Одним из решающих факторов, несомненно, является цена решения. В процессе выбора цена зачастую рассматривается как индикатор надежности. Однако на практике высокая стоимость решения скорее говорит об известности бренда и умении правильно позиционировать продукт, чем о повышенной надежности и гарантированном решении проблем по сравнению с другими системами. Реальной альтернативой дорогим корпоративным прдуктам сегодня становятся системы на базе открытых исходных кодов (Open Source) и системы с серверной политикой лицензирования. Серверная политика лицензирования стала экономически возможна при полном переносе пользовательского интерфейса в веб-браузер. При расчете полной стоимости решения нужно учитывать не только стоимость лицензий, но и стоимость сопровождения и развития системы. Для систем с открытыми кодами эти показатели тоже значительно ниже.

Соответствие текущей инфраструктуре. Новая система должна подходить к имеющейся корпоративной платформе. Если в компании корпоративным стандартом для серверного оборудования является ОС Linux, то новая система на базе Windows по понятным причинам имеет мало шансов на существование.

Движение от простого к сложному

В организации, где до вчерашнего дня компьютеры практически не использовались, невозможно начать применение информационных технологий с внедрения системы класса ERP - такой подход обречен на провал. И хотя мы намеренно утрировали ситуацию, этот пример показывает, что сложность систем на предприятии надо увеличивать постепенно, начиная простыми офисными приложениями и заканчивая системами ресурсного планирования, учета и анализа.

Сегодня подавляющее большинство предприятий уже использует офисные приложения для создания документов, информационные системы для ведения бухгалтерии и расчета заработной платы. Следующим шагом по сложности внедрения и требованиям к квалификации сотрудников можно назвать внедрение системы документооборота или ее отдельных сервисов, призванных решить частные задачи, например, повышение качества исполнения управленческих решений. Одновременно с системой документооборота может происходить внедрение инструментов CRM.

И только на базе уже внедренных систем (документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами) рекомендуется переходить к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Конечно, на этапе внедрения первого сервиса лучше всего иметь на руках план проведения остальных работ - как по созданию сервисов, так и по интеграции. В противном случае форсирование этапов становления и штатной эксплуатации отдельных сервисов приведет к неоправданному увеличению рисков провала всего проекта.

Варианты внедрения систем

Тотальное внедрение. Один из вариантов внедрения системы - полномасштабное обследование предприятия, приобретение системы, долгий процесс ее настройки под требования технического задания и, по прошествии долгих месяцев, начало тестовой эксплуатации.

Единственное, хотя и небесспорное преимущество тотального внедрения, - законченность решения, охватывающего все предприятие по всем направлениям деятельности.

Недостатков гораздо больше, в качестве основных можно назвать:

  • риск ошибок при составлении технического задания;
  • длительность процесса: в результате предприятие получает выгоду спустя длительный период времени;
  • возникновение большого количества организационных проблем уже на первых этапах внедрения и тестовой эксплуатации системы;
  • высокий риск потери прибыли неработоспособности всего предприятия из-за неработоспособности новой системы;
  • потребность в обучении персонала в масштабах всего предприятия.

Пилотный проект с последующим тотальным внедрением. Данный метод сегодня используется чаще всего. В этом случае проводится полномасштабное обследование, выбираются две-три системы, наиболее подходящие по требованиям технического задания. Выбирается небольшая задача, решаемая в срок до двух месяцев, осуществляются минимальные капиталовложения: обычно на этом этапе не приобретаются лицензии на программное обеспечение и дорогостоящее оборудование, необходимое для промышленной эксплуатации. Проводится тестовое внедрение, на основе которого принимается решение о пригодности одной из систем к дальнейшему тотальному внедрению, затем предприятие переходит к предыдущему варианту.

При использовании пилотных проектов появляются два дополнительных преимущества - решение о выборе системы становится взвешенным, в организации появляется конкретный "сервис", внедренный на этапе пилотного проекта, хотя охват персонала в этом случае минимален.

Внедрение сервисами. Первое и основное отличие этого подхода заключается в том, что весь процесс внедрения делится на сжатые по времени этапы, и на каждом из них решается какая-либо частная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией. В этом случае сжатые сроки и относительно небольшой объем трудозатрат позволяют снизить финансовый риск, быстро оценить достигнутые результаты и при необходимости скорректировать их.

Под сервисами мы понимаем выделенный набор функций ПО, позволяющих полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом случае они сохраняют свою работоспособность.

Сразу отметим, что далеко не каждый программный продукт подходит для такого варианта внедрения. Здесь играют роль ценовая политика производителя, разделение на модули, возможности интеграции и многие другие факторы, заслуживающие отдельной статьи.

При внедрении сервисами архитектура всего решения приобретает следующую структуру (см. рис. 1):

  • на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и пр.), кроме того, на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, а также организован доступ к общим справочникам информационной системы.
  • над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;
  • интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя;
  • пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

Рис. 1. Сервисный подход к построению КИС

Приведенная архитектура информационной системы позволяет наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы, не опасаясь проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

В результате по длительности и затратам внедрение системы становится похоже на пилотное внедрение - нет необходимости добиваться работоспособности всего функционала, внедрение сводится к короткому обследованию потребностей в решении конкретной задачи, создании технического задания на отдельный сервис и реализации этого сервиса на наиболее подходящей платформе.

Преимущества такого подхода вполне очевидны:

  • при добавлении нового сервиса нет необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;
  • добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, после завершения каждого из них предприятие получает законченное решение. При таком подходе можно в любой момент оказаться от дальнейших работ или отложить их на более поздний период, сохранив при этом систему с набором функционала, решающего конкретные задачи;
  • использование веб-интерфейса позволяет охватить всю организацию вместе с удаленными филиалами, не производя работ по настройке клиентских мест;
  • обучение сотрудников, необходимое при внедрении любой системы, проводится добавлением дополнительного сервиса в информационную систему, в результате чего организация получает систему дистанционного обучения, охватывающую всю организацию.

Масштаб внедрения

Сколько рабочих мест нужно охватить, чтобы внедрение принесло ожидаемый результат? При стоимости одного рабочего места от нескольких сотен долларов возникает необходимость расчета окупаемости каждой инсталляции, а при стоимости рабочего места более тысячи долларов список сотрудников, работающих с системой, выверяется c особенной тщательностью. Однако информационная система подобна телефону: если ИС пользуется один человек, эффект минимален, если же количество пользователей увеличивается, то и эффект от такого внедрения растет. Оптимальным решением является полный охват всех сотрудников организации.

Противоречие между высокой лицензионной стоимостью и потребностью в максимальном охвате сотрудников разрешается только при серверной политике лицензирования или в системах с открытыми исходными кодами (Open Source).

Естественно, внедрение на большом количестве рабочих мест связано с увеличением рисков. Эта проблема успешно решается при внедрении сервисами, ведь несмотря на максимальный охват пользователей, далеко не каждому необходимы все сервисы, более того, пошаговое внедрение простых сервисов проходит быстро и безболезненно. Сотрудник начинает выполнять в информационной системе небольшой объем повседневных работ.

Таким образом решается проблема, часто встречающаяся при "тотальном" внедрении, когда сотрудник просто не успевает выполнять в новой технологии весь объем своих обязанностей, что вызывает у него резкое отторжение системы. При постепенном подключении сервисов происходит изменение процессов в пределах 10% от всего рабочего времени, сотрудник переносит это совершенно спокойно, поскольку может выровнять создавшуюся нехватку рабочего времени за счет остальных работ.

Пример сервисов

Попытаемся проиллюстрировать постепенность подключения сервисов в соответствии с потребностями организации на примере системы документооборота (см. табл.):

Потребность Сервис информационной системы
Снижение процента утраты документов, ускорение поиска документов. Надежное единое хранилище документов с развитой системой поиска.
Снижение затрат на архивное хранение бумажных документов. Архивное хранение в электронной форме с дифференциацией по быстрым и медленным накопителям в зависимости от запросов документов.
Оперативное предоставление информации о продуктах и услугах клиентам и внутрикорпоративной информации сотрудникам. Управление внешними и внутренними веб-сайтами организации.
Сертификация на ISO 9000 и последующее поддержание процедур и документации в соответствии с требованиями стандарта. Документация менеджмента качества: ведение, поддержание в актуальном состоянии, накопление и анализ записей по качеству.
Повышение качества подготовки к совещаниям, своевременное и результативное доведение результатов до исполнителей и участников. Организация и планирование совещаний, оповещение о результатах.
Повышение исполнения управленческих решений, анализ воздействий и их результатов. Контроль исполнения поручений и документов.

Таблица. Подключение сервисов в соответствии с потребностями организации на примере системы документооборота

В таблице перечислены некоторые потребности организации, каждой из них соответствует сервис информационной системы. В случае "тотального" внедрения все эти потребности предполагается решить одной системой и сразу, хотя и через длительный период времени. При внедрении сервисами происходит выбор приоритетных потребностей. Потребности с высоким приоритетом реализуются раньше других и в полном объеме и не подвержены изменениям при добавлении следующих сервисов.

Новые игроки - новые правила

Сегодня на рынке ПО появились новые игроки, готовые предложить потребителю программные продукты с нулевой стоимостью рабочих мест. В качестве примера можно назвать решения, уже известные на мировом и отечественном рынке. Среди систем класса ERP/CRM стоит упомянуть Compiere и NauRP, среди систем управления бизнес-процессами (Workflow) и средств организации групповой работы - решения OpenFlow и OpenGroupWare, среди систем управления документооборотом - NauDoc. Системы управления контентом (CMS) можно перечислять десятками.

Названные системы поставляются с открытыми исходными кодами, поэтому возможность интеграции с другими системами либо уже заложена в самом продукте, либо ее не трудно реализовать собственными силами. Для небольших компаний эти решения полностью закрывают все текущие потребности и потому могут считаться оптимальным выбором. Стоит также отметить, что в крупных компаниях доработка и интеграция решений на базе SAP R/3, Documentum, Axapta, GroupWise или других известных продуктов обычно требует не меньших инвестиций, чем при внедрении систем на базе открытых кодов.

Привлекательность систем с открытыми кодами еще больше увеличивается, если вспомнить известную фразу, которая встречается в лицензионных соглашениях производителей "закрытого" ПО: "Ни при каких обстоятельствах корпорация и ее поставщики не несут ответственности за какой-либо особый, случайный, косвенный или опосредованный ущерб или убытки". Это означает, что приобретая программное обеспечение, покупатель, по сути, получает "черный ящик". Для того чтобы внести изменения в работу такой системы, требуется привлечение внешних консультантов, некоторые изменения нельзя внести в принципе из-за закрытости кода, в то же время поставщик не берет на себя никаких обязательств.

В случае использования системы с открытыми кодами всегда остается "последний рубеж обороны", который позволяет самостоятельно доработать решение и служит дополнительной гарантией работоспособности системы на тот случай, если поставщик решения ушел с рынка или отказался поддерживать систему.

Все перечисленные выше системы с нулевой стоимостью рабочего места обладают еще одним преимуществом - они предоставляют всю функциональность через Интернет. Для работы с ними требуется только веб-браузер.

Очевидно, что даже при всей привлекательности бесплатных или сравнительно дешевых решений с серверной лицензией они не смогут вытеснить с рынка производителей "закрытого" ПО. Тем не менее сегодня эти системы прочно заняли свою позицию на рынке и трудно найти организацию, которая бы не использовала в своей информационной системе хоть одно решение на базе открытых исходных кодов.

Интересно, что в сегменте решений с открытыми кодами сейчас наблюдается еще большая конкуренция, нежели среди решений на базе закрытого программного обеспечения.

Практика показывает: программные продукты на базе открытых кодов обходятся дешевле в эксплуатации, выживают в условиях жестокой конкуренции, не уступают, а иногда и превосходят по характеристикам системы с закрытым исходным кодом. Для информационных систем с повышенными требованиями к безопасности открытые исходные коды являются единственно возможным выбором.

Системы с открытым кодом более близки к концепции внедрения сервисами, так как изначально удовлетворяют всем условиям, перечисленным в разделе "Выбор системы". Их применение не грозит ростом стоимости проекта, даже если количество рабочих мест увеличилось на порядок. К тому же большинство систем с открытыми кодами строго придерживается общепринятых стандартов, тогда как в закрытых продуктах поддержка стандартов реализуется каждым производителем "по-своему" либо отсутствует вовсе.

Будущее рядом

Сегодня, когда практически не осталось предприятий, готовых пойти на риск тотального внедрения, основной практикой становятся пилотные проекты. Постепенное внедрение сервисами значительно снижает риски несвоевременности и незаконченности внедрения системы, однако требует определенного пересмотра как самого подхода к внедрению, так и архитектуры построения информационной системы.

За последнее десятилетие эйфория от перспектив внедрения информационных систем резко уменьшилась, не оправдали себя надежды на повсеместное внедрение систем класса ERP, развенчан миф о заработке легких денег в Интернете. За это период большинство российских предприятий приобрели опыт не только успешных, но и неудачных проектов. Значительно возросла осторожность инвесторов как при принятии решения о внедрении, так и при выборе конкретной информационной системы.

Разумеется, не существует панацеи, позволяющей полностью избавиться от риска не завершить проект или на порядки снизить длительность его реализации, однако ориентация на постепенное решение задач путем подключения сервисов дает возможность по-другому подойти к вопросам построения информационной системы и оптимизации затрат.

Вероятно, именно четкая ориентация на конкретные нужды заказчика со сравнительно быстрым достижением результата окажет значительное влияние на переход к сервисному построению информационных систем и к постепенному решению задач.



CitCity

Последние комментарии:

Самое интересное:


© 2004–2009 Проект CITCITY.ru